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Datenschutzerklarung

Zuletzt aktualisiert: March 6, 2026

Bei Empfio nehmen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklarung erlautert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen in Bezug auf Ihre Daten zustehen.

Diese Erklarung gilt fur alle Nutzer unserer Website, unseres Dashboards und unserer KI-gestutzen Terminbuchungsdienste.

1. Wer wir sind

Empfio ist eine KI-gestutzte Terminbuchungsplattform fur Dienstleistungsunternehmen. Wir bieten kanalubergreifende Lead-Erfassung und automatische Terminplanung uber WhatsApp, Telegram, Web-Chat, SMS und Telefonanrufe.

Verantwortlicher:

[Company Name] [Street Address] [Postal Code, City] Deutschland E-Mail: [contact@empfio.de]

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

Kontodaten

Bei der Erstellung eines Kontos erheben wir Ihren vollstandigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (gespeichert als sicherer Hash). Wenn Sie sich uber Google, Facebook oder Microsoft anmelden, erhalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Profilkennung vom jeweiligen Anbieter.

Geschaftsdaten

Informationen uber Ihr Unternehmen, einschliesslich Firmenname, Branche, angebotene Dienstleistungen, Geschaftszeiten und Verfugbarkeitseinstellungen.

Kundendaten (Leads)

Wenn Ihre Kunden uber unsere Kanale mit Ihrem Unternehmen Kontakt aufnehmen, erheben wir deren Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Dienstleistungsanfragen und Gesprache, um die Terminbuchung zu ermoglichen.

Buchungsdaten

Termindetails einschliesslich Datum, Uhrzeit, Art der Dienstleistung, Kundeninformationen und Buchungsstatus.

Nutzungsdaten

Technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp, Gerateinformationen, besuchte Seiten und Nutzungsmuster zur Verbesserung unseres Dienstes.

Zahlungsdaten

Zahlungsinformationen werden von unserem Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet. Wir speichern Ihre vollstandige Kreditkartennummer nicht. Wir bewahren lediglich eine Referenz zu Ihrem Stripe-Kundendatensatz auf.

3. Warum wir Ihre Daten erheben

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung unseres KI-gestutzen Terminbuchungsdienstes
  • Verwaltung Ihres Kontos und Ihrer Geschaftseinstellungen
  • Verarbeitung von Gesprachen und Buchung von Terminen in Ihrem Auftrag
  • Versand von E-Mail-Benachrichtigungen uber neue Leads und Buchungen
  • Zahlungsabwicklung und Verwaltung Ihres Abonnements
  • Verbesserung unseres Dienstes durch Analysen und Leistungsuberwachung
  • Erfullung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Gemaess der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten wir Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Vertragserfullung

Verarbeitung, die zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Berechtigtes Interesse

Analysen, Sicherheit und Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einwilligung

Wenn Sie eine ausdruckliche Einwilligung erteilt haben, beispielsweise fur Marketingkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Gesetzliche Verpflichtung

Wenn die Verarbeitung gesetzlich vorgeschrieben ist, beispielsweise fur Steuer- und Buchfuhrungsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Drittanbieter-Dienste

Wir geben Daten an die folgenden vertrauenswurdigen Dienstleister weiter, die jeweils durch Auftragsverarbeitungsvertrage (AVV) gebunden sind:

  • Stripe — Zahlungsabwicklung (PCI-DSS-konform)
  • Twilio — SMS, Telefonanrufe und WhatsApp-Nachrichten
  • Resend — Transaktionale E-Mail-Zustellung
  • OpenAI — KI-Gesprächsverarbeitung
  • Google, Facebook, Microsoft — Authentifizierung uber soziale Anmeldung
  • Deepgram — Sprache-zu-Text-Transkription
  • ElevenLabs — Text-zu-Sprache-Synthese

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Daten werden nur an Dienstleister weitergegeben, soweit dies zur Bereitstellung unserer Plattform erforderlich ist.

6. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange Ihr Konto aktiv ist oder soweit dies zur Erbringung unserer Dienste erforderlich ist. Wenn Sie Ihr Konto loschen, entfernen wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen, es sei denn, eine langere Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen fur 10 Jahre gemaess deutschem Steuerrecht).

Gesprachsdaten und Lead-Informationen werden fur die Dauer Ihres Abonnements aufbewahrt. Sie konnen einzelne Leads und Gesprache jederzeit uber Ihr Dashboard loschen.

7. Ihre Rechte

Gemaess der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht

Sie konnen eine Kopie der uber Sie gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern.

Recht auf Berichtigung

Sie konnen die Berichtigung unrichtiger oder unvollstandiger Daten verlangen.

Recht auf Loschung

Sie konnen die Loschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").

Recht auf Einschrankung

Sie konnen verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschranken.

Recht auf Datenubertragbarkeit

Sie konnen Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruchsrecht

Sie konnen der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.

Um eines dieser Rechte auszuuben, kontaktieren Sie uns unter [contact@empfio.de]. Wir werden innerhalb von 30 Tagen antworten.

Sie haben ausserdem das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer zustandigen Datenschutzaufsichtsbehorde einzureichen.

8. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein, einschliesslich Verschlusselung bei der Ubertragung (TLS) und im Ruhezustand, sicherer Passwort-Hashing-Verfahren, Zugriffskontrollen und regelmaessiger Sicherheitsuberprufungen.

9. Internationale Datenubermittlungen

Unsere Server befinden sich in der Europaischen Union. Einige unserer Drittanbieter (wie OpenAI und Stripe) konnen Daten ausserhalb der EU verarbeiten. Soweit dies der Fall ist, stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmassnahmen bestehen, wie etwa von der Europaischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln.

10. Cookies

Wir verwenden Cookies und ahnliche Technologien auf unserer Plattform. Sie konnen Ihre Praferenzen uber unser Cookie-Zustimmungsbanner verwalten.

Essenzielle Cookies

Diese Cookies sind fur den Betrieb der Plattform erforderlich und konnen nicht deaktiviert werden. Sie umfassen Authentifizierungstoken, Sitzungsverwaltung und Sicherheits-Cookies.

Analyse-Cookies

Wir verwenden Google Analytics, um zu verstehen, wie Besucher mit unserer Plattform interagieren. Diese Cookies erfassen anonyme Nutzungsdaten wie besuchte Seiten, Verweildauer und Interaktionsmuster. Analyse-Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung aktiviert.

Marketing-Cookies

Wir konnen Marketing-Cookies verwenden, um die Wirksamkeit unserer Werbekampagnen zu messen. Diese Cookies werden nur mit Ihrer ausdrucklichen Einwilligung aktiviert.

Sie konnen Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit andern, indem Sie den lokalen Speicher Ihres Browsers leeren oder die Cookie-Einstellungen Ihres Browsers verwenden.

11. Datenschutz von Minderjahrigen

Unsere Dienste richten sich an Unternehmen und sind nicht fur Personen unter 16 Jahren bestimmt. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

12. Anderungen dieser Datenschutzerklarung

Wir konnen diese Datenschutzerklarung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Uber wesentliche Anderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Plattform. Das Datum oben auf dieser Seite gibt an, wann diese Erklarung zuletzt uberarbeitet wurde.